Pengarna går rakt till föreningen, underlaget till kassören

En koloniförenings år har två pengaögonblick: avgifterna som ska in i januari, och pärmen som ska stämma när revisorn frågar i mars. Det första brukar vara en lista och en påminnelselista; det andra brukar vara kassörens egen dator. Här hänger de ihop — samma system som håller ordning på kön och medlemmarna vet också vem som betalat, och vad som ska bokföras.

Avgifterna betalas där de hör hemma

• Köavgiften. Den som ställer sig i kö får en avi och betalar er köavgift direkt till föreningens eget konto. Vår andel av köavgifterna fakturerar vi föreningen en gång om året, i efterhand.
• Årsavgiften. Medlemmen får en avi i föreningens namn, med OCR-nummer och, om ni har Swish, en QR-kod. Pengarna går till föreningens konto.
• Betalfilen prickar av. Kassören läser in bankens fil, och varje betalning hittar sin avi på OCR-numret. Det som inte går att para ihop kopplar ni till rätt avi för hand.
• Eller för hand. Vill ni hellre pricka av bankgirobetalningarna själva trycker styrelsen Betald, och registret håller ändå reda på vem som betalat vilket år.
• Inträdesavgiften. Har föreningen en inträdesavgift läggs den som en egen rad på den nya medlemmens första avi, i stället för att skickas som ett eget krav.

Det ni behöver hos banken

• Kontot ni redan har. Ett bankgiro, ett plusgiro eller ett vanligt bankkonto räcker. Swish är valfritt, och går till föreningens eget Swishnummer.
• Inget OCR-avtal. Numret på avin går att skriva både som OCR-nummer och som meddelande. Medlemmen fyller i det fält banken visar, och betalningen hittar sin avi i båda fallen.
• En fil där varje betalning står för sig. Bankens camt-fil, eller en export till CSV eller Excel där betalarna syns rad för rad. I ett vanligt kontoutdrag står insättningarna till bankgirot ofta som en summa per dag, utan avsändare. De dagarna prickar ni av för hand, eller ber banken om filen med detaljerna.

Underlaget kassören faktiskt behöver

• Ett verifikat per bankdag. Betalningarna som kom in samma dag blir ett verifikat som stämmer mot kontoutdraget, med varje avgift på sitt eget konto.
• Underlag i Excel. Årets betalningar rad för rad, så varje tal på kontoutdraget går att följa till avin och personen som betalade.
• Revisionsexport. Årets verifikat och underlag som Excel, plus en SIE-fil till bokföringsprogrammet — det revisorn och årsstämman brukar be om.
• Ingen dubbelbokföring. SIE-filen tar som standard bara med betalningar som inte exporterats förut, så samma pengar inte bokförs två gånger när någon laddar ner filen en gång till.
• Er egen kontoplan. Styrelsen anger föreningens egna konton och verifikationsserie, så filen landar i den kontoplan ni redan har.

Det här är alltså underlag, inte ett bokföringsprogram. Ni fortsätter använda det ni har — Fortnox, Björn Lundén, Visma eller kassörens egen kolumnbok — och får en fil som passar in i det.

Vad det kostar föreningen står på Priser; avierna och avprickningen ingår. Hela listan över vad en styrelse kan sköta finns på Alla funktioner.