Pengarna går rakt till föreningen, underlaget till kassören
Redan igång med minkolonilott.se? Logga in
En koloniförenings år har två pengaögonblick: avgifterna som ska in i januari, och pärmen som ska stämma när revisorn frågar i mars. Det första brukar vara en lista och en påminnelselista; det andra brukar vara kassörens egen dator. Här hänger de ihop — samma system som håller ordning på kön och medlemmarna vet också vem som betalat, och vad som ska bokföras.
Avgifterna betalas där de hör hemma
- Köavgiften. Den som ställer sig i kö betalar er egen köavgift och ingenting mer, direkt till föreningens eget konto — vår andel dras vid betalningen, så föreningen får aldrig någon faktura från oss.
- Årsavgiften. Medlemmen får ett mejl med betalknapp, avin står i föreningens namn, pengarna går till föreningens konto och registret prickas av automatiskt när betalningen kommer in.
- Eller inte alls, via oss. Fortsätter ni ta betalt över bankgiro bockar styrelsen av betalningarna för hand, och registret håller ändå reda på vem som betalat vilket år.
- Inträdesavgiften. Har föreningen en inträdesavgift läggs den som en egen rad på den nya medlemmens första avi, i stället för att skickas som ett eget krav.
Underlaget kassören faktiskt behöver
- Verifikat med referens. Varje betalning får ett verifikat med en referens som går att följa hela vägen — från raden i bokföringen till personen som betalade.
- Underlag per utbetalning. Varje utbetalning till föreningens bankkonto följs av en Excel-fil med medlemmarna bakom summan, så ett tal på kontoutdraget bokförs mot en specifikation i stället för mot en gissning.
- Revisionsexport. Årets verifikat och underlag som Excel, plus en SIE-fil till bokföringsprogrammet — det revisorn och årsstämman brukar be om.
- Ingen dubbelbokföring. SIE-filen tar som standard bara med utbetalningar som inte exporterats förut, så samma pengar inte bokförs två gånger när någon laddar ner filen en gång till.
- Er egen kontoplan. Styrelsen anger föreningens egna konton och verifikationsserie, så filen landar i den kontoplan ni redan har.
Det här är alltså underlag, inte ett bokföringsprogram. Ni fortsätter använda det ni har — Fortnox, Björn Lundén, Visma eller kassörens egen kolumnbok — och får en fil som passar in i det.
Vad det kostar föreningen står på Priser, och vad avisering av medlemsavgiften kostar på Medlemsregister. Hela listan över vad en styrelse kan sköta finns på Alla funktioner.