För förbund och regioner
Redan igång med minkolonilott.se? Logga in
Medlemsuppgifter rör sig fortfarande mest på papper mellan en förening och ett kansli: en blankett per ändring, mejlad in, och vid fler ändringar än en handfull en begäran om en färsk medlemslista i stället. Arbetet ligger inte på den som har uppgifterna, utan på den som ska ta emot dem.
Varje förening som håller sitt register här har redan uppgifterna i en form som kan ta sig vidare av sig själv — och det gäller oavsett vem som bygger ett centralt register.
Vad varje ansluten förening redan producerar
- Rapporten är en fil. Adressfil, ändringarna sedan förra rapporten och en sammanställning över medlemsantalet — i en Excel-fil styrelsen laddar ner själv, utan att någon fyller i en blankett.
- Rapporten minns var den slutade. Nästa rapports ändringslista börjar där den förra tog slut, så samma ändring rapporteras aldrig två gånger och ingen faller mellan två utskick.
- Uppgifterna är föreningens levande register. Adressen på rapporten är samma adress som föreningens utskick och avgifter använder, så ett fel i den syns där det går att rätta en gång.
Ett öppet API — för att det inte ska behöva vara vi
- Föreningens egna nycklar. Styrelsen skapar sin egen nyckel i styrelsevyn, och det finns ingen nyckel hos oss som öppnar någon annans register.
- Medlemmar och händelser. Registret läses som JSON eller CSV, och en händelseström ger bara det som ändrats sedan förra hämtningen — samma form som en central inläsning behöver.
- Kön läses likadant. Samma nycklar når föreningens kölista och dess händelser, för den som vill följa båda halvorna.
- Personnummer serialiseras aldrig. Inget API-svar innehåller personnummer, och det är fastlåst med test snarare än med en policy någon ska minnas.
- Dokumentationen är offentlig. Den ligger på öppet API och kräver ingen kontakt med oss för att läsas.
Förbundsvyn — en läsare bredvid föreningarna
- En inloggning för kansliet. Ett förbunds- eller regionkansli loggar in med e-postlänk och ser sina medlemsföreningar på en gång — läsande: registret skrivs av styrelserna, där uppgifterna bor.
- Regionerna är kända. Föreningslista och sammanställning per region, och förtroendevalda på förenings-, region- och förbundsnivå — med den adress uppdraget faktiskt nås på.
- Samlade filer. En adressfil för en medlemstidnings hela upplaga, och ett stämplat avgiftsunderlag per förening och år — färdiga Excel-filer, som föreningens egen rapport.
- Föreningens handlingar, läsande. Styrelsens egen låda — stadgar, protokoll och avtal — går att öppna från föreningskortet när ett ärende kräver det. Ekonomiska underlag, och allt som hör till en enskild lott, ligger utanför.
- En logg. Ändringar i förbundskortet, uppdragen och avgiftsunderlagets stämpel hamnar i en logg med vem och när.
Vad vi inte har byggt
- Ingen SSO. Kansliets platser loggar in med e-postlänk och ingenting annat, och styrelserna förening för förening. Det finns ingen katalogkoppling att ansluta.
- Ingen ärendehantering för kansliet. Det finns ingen journal här — varken om en förening eller om en enskild medlem. Det kansliet antecknar bor kvar i kansliets egna verktyg.
- Inga utskick från förbundsnivån. Kansliet skickar inga mejl härifrån, varken till förtroendevalda eller till kolonisterna — ett brev till medlemmarna går från deras egen styrelse, som redan har relationen.
- Ingen skrivrätt i föreningarnas register. Det kansliet skriver är sitt eget: förbundskortet, uppdragen på region- och förbundsnivå och avgiftsunderlagets stämpel. Ingen medlemsrad och ingen köplats går att ändra härifrån.
Det som finns står ovanför. Behöver ni något som inte gör det är det bättre att vi pratar om det än att någon gissar — vi bygger hellre efter en beskrivning än efter en förhoppning.
För medlemsregistret är föreningen personuppgiftsansvarig och minkolonilott.se personuppgiftsbiträde, enligt ett färdigt biträdesavtal som en behörig styrelseledamot godkänner när modulen aktiveras. Hela rollfördelningen står på personuppgiftsansvar, och vad föreningen själv får står på Medlemsregister.