Personuppgiftsbiträdesavtal
Bilaga till Allmänna villkor för föreningar · Version 2026-10-20 · Parter: föreningen (personuppgiftsansvarig) och Hellström Group AB, org.nr 559583-2105 (”minkolonilott.se”, personuppgiftsbiträde). Avtalet godkänns tillsammans med villkoren när föreningen registreras och gäller så länge föreningen använder tjänsten.
1. Omfattning
Avtalet omfattar de personuppgifter föreningen behandlar i tjänsten: kön, medlemsregistret, avier och inbetalningar, bokningar, överlåtelser, utskick och styrelsens egna ärenden. För kontot och inloggningen som en köande eller en medlem har hos minkolonilott.se, och för föreningskatalogen, är minkolonilott.se självt personuppgiftsansvarigt — den fördelningen beskrivs på Personuppgiftsansvar för föreningar.
2. Behandlingens föremål, art och ändamål
minkolonilott.se administrerar föreningens kö och medlemsregister för föreningens räkning: anmälan till kön och legitimering med BankID, folkbokföringskontroll mot föreningens eget krav, lagring, visning för styrelsen, rättelse, erbjudanden och tilldelning, koppling till föreningens lotter, exporter och rapporter (t.ex. adressfil och förbundsrapport) samt utskick som föreningen initierar. Behandlingen pågår så länge föreningen använder tjänsten.
Aviserar föreningen köavgifter, årsavgifter, inträdesavgifter eller bokningsavgifter i tjänsten omfattar behandlingen också avierna och de inbetalningar som hör till dem: det styrelsen själv prickar av, och de rader ur föreningens betalfil som kan höra till en avi. Betalfilen i sig och övriga rader i den sparas aldrig.
Är föreningen medlem i Koloniträdgårdsförbundet läser förbundets kansli och föreningens region dessutom de uppgifter förbundet behöver — namn på huvudmedlem per lott, adress- och tidningsfil, avgiftsunderlag och förtroendevalda — direkt i systemet. Ingen sådan läsning sker innan styrelsen godkänt det här avtalet.
3. Kategorier av registrerade och uppgifter
Registrerade: köande i föreningens kö, föreningens medlemmar, efterträdare som föreningen registrerar vid överlåtelse, samt den som betalar en avi för någon annans räkning. Uppgifter: namn, e-post, telefon, postadress (inklusive lägenhetsnummer), ködatum och köstatus, medlemsfakta (medlemsnummer, medlemskategori, tidningsval, medlem sedan, senast betald årsavgift), lottkoppling, samt för avier och inbetalningar belopp, bokföringsdag, betalarens namn och betalningens meddelande. Personnummer registreras endast när den köande eller medlemmen själv legitimerar sig med BankID — aldrig via import av listor och aldrig genom styrelsens inmatning; styrelsen ser aldrig personnumret.
4. Instruktioner
Föreningens dokumenterade instruktioner är de åtgärder styrelsen utför i tjänsten — varje åtgärd loggas i registrets händelselogg, som därmed utgör instruktionshistoriken. Instruktioner utöver tjänstens funktioner lämnas skriftligen till info@minkolonilott.se. Anser minkolonilott.se att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen meddelas föreningen utan dröjsmål innan något utförs.
5. Säkerhet
Uppgifterna skyddas med åtgärder enligt artikel 32: kryptering under överföring, åtkomst begränsad till föreningens egen styrelse (engångslänksinloggning), till förbundets kansli och föreningens region i den omfattning §2 anger, och till minkolonilott.se:s operatörsvy (med tvåfaktorsinloggning), samt uppgiftsminimering inbyggd i tjänsten. Personal med åtkomst omfattas av sekretess.
6. Underbiträden
Föreningen godkänner de underbiträden som listas på Underbiträden (med ändamål, plats och avtalsstatus per leverantör). Planerade förändringar meddelas föreningen i förväg; föreningen har rätt att invända, och kvarstår invändningen kan föreningen säga upp avtalet och få sina uppgifter utlämnade enligt §9.
7. Registrerades rättigheter
minkolonilott.se bistår föreningen med registerutdrag, rättelse och radering. Styrelsen kan själv rätta kontaktuppgifter i styrelsevyn. Föreningen instruerar minkolonilott.se att besvara övriga förfrågningar från köande och medlemmar för föreningens räkning, via info@minkolonilott.se. Föreningen informeras om varje sådan förfrågan och kan när som helst bestämma att styrelsen själv ska avgöra den.
8. Personuppgiftsincidenter
minkolonilott.se underrättar föreningen utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör föreningens uppgifter, med den information föreningen behöver för sin egen anmälningsskyldighet.
9. Radering och återlämning
Lämnar föreningen tjänsten får den sin kö och sitt register utlämnade (Excel-export) och uppgifterna raderas därefter hos oss. En köplats som lämnar kön tas bort, och ett enskilt avslutat medlemskap gallras automatiskt 90 dagar efter avslutet; händelseloggens namnhistorik och sådant som krävs enligt lag berörs inte av gallringen. Styrelsens ärenden, anmärkningar och nyckellån gallras automatiskt 24 månader efter att de stängts eller nyckeln lämnats tillbaka; öppna ärenden och nycklar som är ute gallras aldrig. En rad ur betalfilen som ingen kopplat till en avi förlorar betalarens namn och meddelande efter 90 dagar; en kopplad inbetalning sparas som underlag för föreningens bokföring.
10. Insyn och granskning
Den här sidan, integritetspolicyn och underbiträdeslistan utgör den löpande insynen i behandlingen. Rimliga gransknings- och revisionsförfrågningar hanteras via info@minkolonilott.se.
11. Ändringar
Avtalet följer villkorens version och ändras på samma sätt som villkoren (villkoren §9): föreningen meddelas i förväg och kan säga upp avtalet innan ändringen börjar gälla. Vilken version föreningen godkänt, av vem och när, sparas hos oss.
Frågor om avtalet: info@minkolonilott.se. Villkoren för anslutna föreningar i övrigt finns på Allmänna villkor för föreningar.