Personuppgiftsbiträdesavtal

Gäller medlemsregistret (tillvalsmodul) · Version 2026-07-16 · Parter: den förening som aktiverar modulen ("föreningen", personuppgiftsansvarig) och Hellström Group AB, org.nr 559583-2105 ("minkolonilott.se", personuppgiftsbiträde). Avtalet godkänns av en behörig styrelseledamot i styrelsevyn när modulen aktiveras och gäller så länge modulen är aktiv.

1. Omfattning

Avtalet omfattar enbart behandlingen i medlemsregistret. För kön och övriga tjänsten är minkolonilott.se självt personuppgiftsansvarigt — den rollfördelningen beskrivs på Personuppgiftsansvar för föreningar och ändras inte av det här avtalet.

2. Behandlingens föremål, art och ändamål

minkolonilott.se för föreningens medlemsregister för föreningens räkning: lagring, visning för styrelsen, rättelse, koppling till föreningens lotter, exporter och rapporter (t.ex. adressfil och förbundsrapport) samt utskick som föreningen initierar. Behandlingen pågår så länge modulen är aktiv.

3. Kategorier av registrerade och uppgifter

Registrerade: föreningens medlemmar, samt efterträdare som föreningen registrerar vid överlåtelse. Uppgifter: namn, e-post, telefon, postadress (inklusive lägenhetsnummer), medlemsfakta (medlemsnummer, medlemskategori, tidningsval, medlem sedan, senast betald årsavgift) och lottkoppling. Personnummer registreras endast när medlemmen själv bekräftar sina uppgifter med BankID — aldrig via import av listor och aldrig genom styrelsens inmatning; styrelsen ser aldrig personnumret.

4. Instruktioner

Föreningens dokumenterade instruktioner är de åtgärder styrelsen utför i tjänsten — varje åtgärd loggas i registrets händelselogg, som därmed utgör instruktionshistoriken. Instruktioner utöver tjänstens funktioner lämnas skriftligen till info@minkolonilott.se. Anser minkolonilott.se att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen meddelas föreningen utan dröjsmål innan något utförs.

5. Säkerhet

Uppgifterna skyddas med åtgärder enligt artikel 32: kryptering under överföring, åtkomst begränsad till föreningens egen styrelse (engångslänksinloggning) och till minkolonilott.se:s operatörsvy (med tvåfaktorsinloggning), samt uppgiftsminimering inbyggd i tjänsten. Personal med åtkomst omfattas av sekretess.

6. Underbiträden

Föreningen godkänner de underbiträden som listas på Underbiträden (med ändamål, plats och avtalsstatus per leverantör). Planerade förändringar meddelas föreningen i förväg; föreningen har rätt att invända, och kvarstår invändningen kan modulen avslutas enligt §9.

7. Registrerades rättigheter

minkolonilott.se bistår föreningen med registerutdrag, rättelse och radering: styrelsen kan själv rätta kontaktuppgifter i styrelsevyn, och övriga förfrågningar hanteras via info@minkolonilott.se. Vänder sig en medlem direkt till oss i en fråga som rör föreningens register informeras föreningen.

8. Personuppgiftsincidenter

minkolonilott.se underrättar föreningen utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör registret, med den information föreningen behöver för sin egen anmälningsskyldighet.

9. Radering och återlämning

Avslutas modulen får föreningen sitt register utlämnat (Excel-export) och uppgifterna raderas därefter hos oss. Ett enskilt avslutat medlemskap gallras automatiskt 90 dagar efter avslutet; händelseloggens namnhistorik och sådant som krävs enligt lag berörs inte av gallringen.

10. Insyn och granskning

Den här sidan, integritetspolicyn och underbiträdeslistan utgör den löpande insynen i behandlingen. Rimliga gransknings- och revisionsförfrågningar hanteras via info@minkolonilott.se.

11. Ändringar

Väsentliga ändringar av avtalet får ett nytt versionsdatum och börjar gälla för föreningen först när en behörig styrelseledamot godkänt den nya versionen. Vilken version föreningen godkänt, av vem och när, framgår av aktiveringskvittot och sparas hos oss.

Frågor om avtalet: info@minkolonilott.se. Villkoren för anslutna föreningar i övrigt finns på Allmänna villkor för föreningar.