Personuppgiftsansvar för föreningar
Den här sidan är till för styrelser som vill veta hur ansvaret för personuppgifterna är fördelat när föreningen sköter sin kö och sitt medlemsregister i minkolonilott.se. Kort version: föreningen är personuppgiftsansvarig, minkolonilott.se är personuppgiftsbiträde — enligt ett färdigt personuppgiftsbiträdesavtal som godkänns tillsammans med villkoren när föreningen registreras.
Rollfördelningen
Föreningen är personuppgiftsansvarig för det den sköter i tjänsten: kön, medlemsregistret, avierna och inbetalningarna, bokningarna, utskicken. Det är föreningen som bestämmer vem som får stå i kön och på vilka regler, vilka som är medlemmar och vad de ska betala. minkolonilott.se (Hellström Group AB, org.nr 559583-2105) behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde, på föreningens instruktion: det styrelsen gör i tjänsten, och det avtalet anger.
minkolonilott.se är personuppgiftsansvarig bara för det som inte är någon förenings: kontot och inloggningen som en köande eller en medlem har hos oss, föreningskatalogen, och uppgifterna om er som registrerar och företräder föreningen. Det står i integritetspolicyn.
Vad systemet gör åt er
- Avtalet är färdigt. Biträdesavtalet är en bilaga till Allmänna villkor för föreningar, och leverantörerna vi anlitar står på Underbiträden.
- Legitimeringen sköts med BankID. Ingen i styrelsen kontrollerar legitimation eller skriver in ett personnummer.
- Gallringen går av sig själv. En köplats som lämnar kön tas bort, och ett avslutat medlemskap gallras efter 90 dagar.
- Varje händelse loggas. Vem som ändrade vad, och när, går att visa i efterhand.
Vad styrelsen aldrig ser
Personnummer används för att skydda köplatsen (ingen kan ta någon annans plats eller stå dubbelt) och hämtas via BankID. Styrelsen ser aldrig medlemmarnas personnummer — styrelsevyn visar namn, ködatum, status och kontaktuppgifter, ingenting mer. Det är samma princip som Oslo kolonihagers gemensamma kö tillämpar: identiteten kontrolleras av systemet, inte av förtroendevalda.
Köavgiften betalas direkt till föreningens eget konto, så den syns i föreningens bank som vilken inbetalning som helst. Laddar kassören upp bankens betalfil sparar vi bara de rader som kan höra till en avi.
Föreningens ansvar i praktiken
- Besluta och dokumentera sakliga urvalskriterier — kriterierna ska vara förenliga med diskrimineringslagen (se villkoren §5).
- Hantera egna exporter varsamt: en nedladdad kölista eller medlemslista ligger utanför tjänsten från det ögonblick den lämnar systemet.
- Hänvisa gärna köandes och medlemmars frågor om sina uppgifter till info@minkolonilott.se — registerutdrag, rättelse och radering hanteras av oss.
Frågor eller synpunkter på rollfördelningen: info@minkolonilott.se. Sidan uppdateras om modellen ändras; villkoren för anslutna föreningar finns på Allmänna villkor för föreningar.